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【平成25年2月15(金)】 『コミュニケーション学』 大西恵子先生（大西恵子事務所　代表）

●議事録

9:00 朝礼、掃除
9:50 新聞アウトプット
社説 政治家の円相場に対する発言
1面 アジア跳ぶ マネー逆流 欧米のむ
13面 ネット選挙ビジネス着々
3面 学生、再び大手志向

12:00 大西恵子先生「コミュニケーション学」
今回のテーマ「自発的なホウレンソウのためには？」
ホウレンソウ(報告・連絡・相談)とは？
報告…上司に仕事の結果や過程(過去のこと)を伝える。
連絡…自分の仕事の現状(現在のこと)を、上司に把握するために常に伝える。
相談…問題が起きたときや起きる前に、指示を仰ぐ(未来のこと)。
こんな対応をしていないか？
・締め切りが過ぎてからの連絡・報告
・悪い情報が後回しになってしまう、など。
…私情や人間関係が弊害になる→割り切りが必要

13:20 休憩

13:30 再開
報連相は4種類の仕事で変える必要がある。
A. 繰り返しの仕事…繰り返しに見えても状況は絶えず変化するので、
変化に気付き中間報告や確認をする。
B. スポット的に任される仕事…急に「○○の仕事を今日中にやってほしい」など指示される仕事。
力のある人に追加業務が集まるので、その人は自分の仕事と比べ優先順位の確認をして報連相が必要。
C. 上司の承認を得て取り組む仕事…他の仕事を考慮し、
自分から仕事を提案し上司の承認を得て取り組む。
D. 突発的なトラブルで出てきた仕事…躊躇せずに報告を。
原因分析や対策はその後にする。


14:25 ロールプレイング開始

１案件の書類を取引先に渡すよう自社の社長から受けたとき
2 案件の書類を相手先の社長に直接渡たす
3 クレームのお詫びに行く シチュエーション
・社会人になってメモは基本…正しく聞き取る、正しく伝える
・書類を渡すとき、公文書は相手に中身を確認して貰う
・相手先に行ったときクロージング？など挨拶などは全て自分から切り出す
・状況は想定通りとはいかない事がある。急ぎの書類を渡しに行っても相手が居ない場合でも、
すぐ電話で判断を仰ぐなど、状況を自分で判断し行動する。


仕事が出来る人のコミュニケーションとは？…3つの視点を持っている
(目的、相手、自己)
目的を押さえる、相手の状況を理解する、自己(伝える内容を正しく理解しているか、
伝え方の手順を理解しているか)
3つを押さえ状況判断し、臨機応変に報連相をする。

15:05 講義終了
15:20 終礼、終了

《優先順位》
本日は、大西恵子先生に最終講義をしていただきました。
本日は、まず社会人と学生の違いについてワークショップをした後、
「報連相」について学び、
実際の会社での様々な場を想定してワークショップを行いました。

私もワークショップをしてみましたが、頭では分かっていたつもりでも、
その場で予想外の状況に置かれると、思うような行動は出来ませんでした。
相手がいることなので、全てが予定通りにいくわけではないと実感しました。

とっさの対応をするためには、相手が何を求めていて、自分が何をするべきか、
それぞれについて常に優先順位を設定しておくことが大切です。

まずはメモを活用して、何かある度に、しなければならないことを書き出し、
各項目ごとに相手と自分の目的を考えて、優先順位を決めていきます。

《コミュニケーション》
円滑なコミュニケーションをするために、
相手を理解し、思いやることはとても大切です。
ただ、それだけではコミュニケーションはできません。

報連相については、上司が忙しそうにしている時でも、今必要な用件なら、
私も大切なことをしているのだという気持ちで
声を出していかなければならないということを、本日学びました。
勇気がいることではありますが、
どのような伝え方をすれば正確で角がたたないのかという面で、
思いやりの気持ちも併用していきます。

相手のことを正確に理解し、
自分のことを正しく伝えるというコミュニケーションの基本目的は、
どのような場面でも必要だということと、
人生の様々な場面で実際に応用していくことができるということを、
これまでの大西先生の講義で学びました。

自分なりの応用も試しながら、活用していきます。

From：野田貴生（山梨県出身、都留文科大学卒）JVU４期生

『学生と社会人の違いについて』

講義の中で、学生と社会人の違いについて考える時間がありました。
ベン大生同士、3人1組になって、話し合いました。話し合う項目は、
目的・経済・必要能力・評価・人間関係です。
大西先生に教えて頂いた答えと、自分達が考えたものは、
大部分は一致していました。
目的から順に先生の解答を書くと、
「分かる・できる」「援助・自律」「記憶力・実行力」「点数・実績」「選べる・選べない」です。
社会人の目的は、できる事。
知識があったり、頭で理解しているだけではなく、体を使って実行して、
実績を残すことが求められる。
学生とは雲泥の差があります。
4月に向け、学生モードから社会人モードに切り替えていきます。

『報告・連絡・相談とは』

今回、報告・連絡・相談の意味を初めて知りました。今まであやふやに理解しておりました。
報告とは、結果報告のこと。
連絡とは、現状報告のこと。
相談とは、問題が起きた時や起きる前に指示を求めること。

会社内で飛び交う言葉の本当の意味を理解することは、
仕事の成果をあげますし、コミュニケーションもよくなります。
今回学べて良かったです。今後、わからない言葉は調べる癖をつけます。

講義の中で、ついついやってしまう駄目なホウレンソウについて教えて頂きました。

「連絡するように言われていても、直接催促されるまで連絡するを取らないことがある」
「○日までに連絡する、と言っておきながら、連絡を忘れることがある」
「悪い情報の報告が、ついつい後回しになってしまう」
どれも心当たりがあることばかりでした…。
一人でも自分と一緒に仕事をする人がいれば、
上に書いたような事をしていてはいい仕事もいい関係も築けませしできません。
ホウレンソウの基本のチェックリストを先生から頂いたので、
逐次チェックして自分の振る舞いを改めていきます！

『自発的なホウレンソウを行うポイント』

ホウレンソウは、チームワークの強化に欠かせません。
先生から、チームワーク強化のために必要なホウレンソウのポイントを教えて頂きました。
まず、聞かれる前に自分から報告を行うこと。
そして、面倒がらず小まめに行うこと。
どんなに小さなことであっても密に行い、疑問があれば、
放置せず必ず質問・相談をする。
これが、ポイントです。これが、相手がして欲しい対応です。
普段、今元局長や事務局の方々と様々なやり取りをさせて頂いていますが、
今回、ホウレンソウのポイントを伺い、自分は求められている事が
あまりにできていなかったと感じました。
講義を通して、ホウレンソウの型を教えて頂いたので、後はやるのみです。

●実践すること
→ホウレンソウを小まめに行う！


From：井浪康晴（京都府出身、鳥取大学卒）JVU４期生

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